В системе u-PDM возможно организовать электронный документооборот как документов, связанных с заказами и клиентами, так и любых других документов компании. Это позволяет:
Устанавливается какие типы документов, будут участвовать в документообороте и храниться в системе. Устанавливается какие типы документы присущи для разных объектов (например, какие документы должны быть у заказа, какие относятся к изделиям, какие к клиентам и т.д.). Примеры типов документов: "коммерческое предложение", "договор", "эскиз", "Тех.задание" и пр.
Версии нужны в системе для сохранения истории изменения документа и чтобы иметь возможность просмотреть предыдущие версии документа и, при необходимости, вернуть какую то прежнюю.
Определяются настройки прав доступа "по-умолчанию" для групп пользователей, для каждого типа документа устанавливается какие группы пользователей могут создавать документы, какие просматривать, какие менять (в системе для отдельно взятого документа можно устанавливать в том числе свои настройки прав доступа)
Для каждого типа документа определяются статусы, которые может принимать документ в процессе выполнения бизнес-процессов согласования и утверждения документов. Например, для документа типа "Договор" можно определить следующие статусы: "Разработка", "Согласование", "Утвержден", "Аннулирован". При этом, определяется порядок перехода между статусами, т.е. из какого статуса в какой возможен переход. Определяются какие группы пользователей могут устанавливать определенные статусы. Определяется, как изменяются права доступа к документу, при изменении статуса. Например, когда документ получает статус "Утвержден" возможность изменять его пропадает у всех групп пользователей системы (и если возникает необходимость внесения изменений - создается новая версия документа)
Для каждого типа документа определяются возможные схемы типовых бизнес-процессов. В бизнес-процессах у заданий возможно добавление авто-операций с документами, например, пользователь отмечает выполнение своего задания и при этом автоматически меняется статус документа, связанного с бизнес-процессом.
Для каждого типа документа определяются уведомления при создании, изменении статуса, создании версии. Определяется каким пользователем отправлять уведомления
Каждый сотрудник получает свою ЭЦП, сертификаты хранятся в БД и используются для проверки подленности подписей.
В качестве примера ниже представлен порядок работы с документом в стандартной конфигурации системы:
Сотрудник, получивший первое задание:
Система уведомлений, в течении назначенного времени (не позднее 15 минут) сделает активными следующие по бизнес-процессу задания и разошлет уведомления ответственным сотрудникам. И такой цикл выполнения заданий будет повторяться, пока не будут выполнены все задания по БП. При выполнении последнего задания как правило документу устанавливается статус «Утвержден» и с этого времени его не может изменить ни один сотрудник. В случае, если возникнет необходимость изменений документа — сотрудник должен будет создать версию и запустить БП согласования для версии заново.
В случае, если сотрудник получил задание по документу, но у него есть вопросы — он может остановить выполнение своего задания, создать подзадачу, выбрать исполнителей и указать свои вопросы. После того, как исполнители выполнят данное задание — ему поступит соответствующее уведомление и он сможет продолжить выполнение своего задания.
